La priorisation des tâches est un élément clé pour le développement de votre entreprise. En se concentrant sur les tâches importantes, on peut libérer du temps et se concentrer sur les actions qui ont un impact positif sur le développement de son activité. Mais comment savoir quelles sont les tâches les plus importantes et comment les prioriser efficacement ?
Dans cet article, nous allons explorer les différentes approches et stratégies pour réussir à prioriser efficacement, ainsi que les outils que vous pouvez utiliser pour visualiser votre année, vos objectifs ou vos projets. Nous nous inspirerons également des conseils d’Elise, experte en organisation travaillant exclusivement avec Notion, pour maximiser votre organisation et être sûr de faire les bons choix.
Comment mettre en place la priorisation des tâches au sein de votre business ?
Qui est Elise ?
Experte en organisation, Elise a fait 2 ans en gestion des entreprises et des administrations. Elle a ensuite fait 1 an de licence e-business, dans le marketing digital pour ensuite travailler en agence web. Étant passionnée par l’organisation, elle a finalement eu envie de se lancer à son compte. Elle aide donc aujourd’hui les solopreneurs à mieux s’organiser, à structurer leur activité grâce à un meilleur système d’organisation sur un logiciel appelé : Notion.
Priorisation des tâches et gestion du temps
Prioriser signifie donner plus ou moins d’importance à quelque chose. Il est important de prioriser pour se concentrer sur les choses qui sont rentables et bénéfiques pour le développement de son activité.
Il est nécessaire de prendre conscience que prioriser ne nous fait pas gagner du temps MAIS nous permet de se concentrer sur les choses qui ont un impact plus important (positif) sur notre développement. En se concentrant sur les choses importantes, nous pouvons nous libérer du temps.
Il y a beaucoup de choses que nous faisons au quotidien qui n’apportent finalement pas de valeur ajoutée à notre développement.
Rappelez-vous que tout n’est pas important et qu’il est essentiel de savoir différencier l’urgence de l’importance d’une tâche. Pour cela, il est recommandé de se fixer des objectifs et des projets sur 90 jours, de planifier sur une plus grande échelle (mois, trimestre) et de détailler les tâches pour avoir une meilleure perception de l’avancement.
Pour maximiser l’organisation, il est également conseillé de processiser les tâches récurrentes et de placer des créneaux dédiés à la création de contenu dans son agenda. Si l’on se sent dépassé par l’ampleur des tâches à accomplir, il faut prendre le temps de planifier et de se poser les bonnes questions.
Comment savoir quand on a l’impression que tout est important ?
Deux notions d’après Dwight D. Eisenhower : l’urgence et l’importance d’une tâche.
Le problème, en général dans la gestion quotidienne des tâches, est la tendance à tout mettre dans l’urgence. C’est à cause de cela que nous pouvons nous sentir vite dépassé.
La différence entre ces deux notions :
- L’importance en général dépend des objectifs internes, donc l’impact qu’une tâche peut avoir sur nos objectifs et sa valeur ajoutée au projet. L’importance se décidera bien en amont, au moment de réfléchir à nos objectifs (mensuel/annuel/trimestriel). C’est ainsi à ce moment que nous allons connaître nos priorités et réaliser quelles tâches sont importantes. Si l’impression que tout est important apparaît, référez-vous aux objectifs que vous vous étiez fixé pour ne pas perdre le fil.
- L’urgence dépend d’un fait externe, que ce soit une date butoir ou une pression externe. Dans la plupart des cas, il s’agit surtout d’un SENTIMENT d’urgence plutôt qu’une réelle urgence. Celle-ci peut se régler assez vite. Si notre business ne s’écroule pas à la non-réalisation d’une tâche, c’est qu’il ne s’agissait pas d’une urgence. Il faut alors apprendre à relativiser, tout n’est pas réellement urgent et peut être potentiellement reprogrammé.
Essayez de passer de :
“Il faut s’organiser en fonction des tâches que l’on a.” à “En fonction des objectifs que l’on a, il faut s’organiser.”
Priorisation des tâches : conseils pour maximiser votre organisation et votre temps
On ne sait jamais si on fait les bons choix. Il est tout de même possible de se structurer et de s’organiser.
Se fixer des objectifs et des projets sur 90 jours
Au lieu de vous fixer d’objectifs sur 1 an, sur 5 ans, fixez-vous des objectifs de 90 jours, ce qui vous permettra de vous structurer. C’est assez court pour passer à l’action et assez long pour avoir le temps de mettre en place des choses. Vous devrez vous poser des questions pour savoir si vous allez dans le bon sens ou non, tel que :
- Est-ce que je me suis donné un temps réaliste pour cette tâche ?
- Ces projets vont suivre mes valeurs ?
- Est-ce que je prends du plaisir sur ce projet ?
- Je suis aligné avec les personnes qui travaillent sur ce projet ?
- Est-ce que ce projet va me permettre de grandir (en termes de business, de savoir-être, de développement d’activité et d’impact financier) ?
Planifier.
Non pas au jour le jour, mais au mois, voir au trimestre.
Quand vous mettez en place vos objectifs sur votre trimestre, vous devez planifier très concrètement dans votre calendrier. Donnez-vous au moins 1 jour et demi dans votre semaine pour atteindre vos objectifs, pour pouvoir planifier toutes les tâches que vous devrez réaliser pour atteindre cet objectif. Et cela sera non négociable.
Il est crucial de faire preuve de rigueur dans son organisation pour réussir à prioriser efficacement. Cela implique d’être honnête avec soi-même quant à ses objectifs et ses priorités, de planifier ses tâches avec précision, de documenter ses processus pour gagner du temps et de se concentrer sur les tâches importantes plutôt que de se laisser submerger par des tâches moins essentielles. En étant rigoureux dans son organisation, on peut maximiser son temps et son efficacité, ce qui est essentiel pour le succès de son entreprise.
Si vous avez des tâches que vous n’avez jamais faites, prévoyez 2 fois plus de temps dans votre agenda.
Info pratique : Google Calendar est une application qui vous permet de visualiser des plages horaires, batcher votre contenu, faire des tâches similaires dans un même bloc de temps.
Détailler.
Plus une tâche sera découpée, moins vous aurez tendance à procrastiner, et plus vous aurez la sensation d’avancer.
Grâce à cette approche, vous allez être en mesure d’avoir un pas-à-pas sous les yeux et donc d’être plus productif. Vous serez quoi faire, quand et pourrez ainsi identifier quelles sont les tâches les plus importantes.
Conseil bonus pour prioriser la tâche au mieux
Créer un process complet. C’est-à-dire documenter toutes les étapes par lesquelles vous êtes passé pour faire une tâche « officielle ». Cela va vous permettre de gagner du temps pour les prochaines fois, vous n’aurez plus à réfléchir aux étapes que vous devrez suivre.
PS : Le temps est l’arme la plus précieuse que nous pouvons avoir aujourd’hui, nous ne pouvons pas acheter du temps, ce qui rend l’organisation essentielle.
Notre échange vidéo
Comment trouver l’outil idéal pour votre priorisation des tâches ?
Elise a construit son organisation quand elle était en agence web. Elle gérait plusieurs projets clients en même temps, il fallait donc quelque chose pour centraliser toutes les informations, pour retrouver tous les documents et être sûr de rien rater dans les projets…
Elle a ainsi testé plusieurs choses. Elise est passée par Drive, Excel, Click Up, Trello… Le soucis était que rien n’est centralisé, les informations ne communiquent pas entre elles. Cela fait donc perdre beaucoup de temps et impact sur le travail.
Elle a alors découvert Notion, qui est un logiciel qui permet de tout centralisé, ce qui est donc un gain de temps.
Trouver votre méthode pour prioriser votre tâche au quotidien
L’organisation est une compétence importante pour réussir dans la vie professionnelle et personnelle. Utiliser un outil d’organisation peut vous aider à rester sur la bonne voie et à atteindre vos objectifs. Pour trouver votre outil de travail :
- Déterminez vos besoins : Avant de choisir un outil d’organisation, réfléchissez à ce dont vous avez besoin pour rester organisé. Avez-vous besoin d’un calendrier, d’une liste de tâches, d’un journal ou d’une combinaison de ces outils ? Une fois que vous avez déterminé vos besoins, vous pouvez commencer à chercher un outil qui répond à ces besoins.
- Faites des recherches : Il existe de nombreux outils d’organisation disponibles sur le marché. Faites des recherches en ligne pour trouver des outils qui répondent à vos besoins. Lisez les avis des utilisateurs pour savoir ce qu’ils aiment et n’aiment pas de chaque outil.
- Essayez plusieurs outils : Il peut être utile d’essayer plusieurs outils d’organisation pour trouver celui qui convient le mieux à vos besoins. Essayez quelques outils différents pendant une courte période pour voir comment ils fonctionnent pour vous.
- Demandez des recommandations : Demandez à vos amis, collègues ou membres de votre famille s’ils ont des recommandations. Ils peuvent avoir des suggestions utiles basées sur leur propre expérience.
- Évaluez la facilité d’utilisation : Assurez-vous que l’outil que vous choisissez est facile à utiliser. Vous ne voulez pas passer trop de temps à apprendre à utiliser l’outil. Recherchez des outils qui ont une interface utilisateur simple et intuitive.
Les premiers process à créer pour optimiser au mieux votre organisation et réussir à prioriser
Si nous faisons quelque chose plus de deux fois, il faut processiser (documenter les étapes).
Par exemple, voici la matrice pour votre approche commerciale :
- création des étapes, des process pour l’administratif, pour ne pas s’éterniser dessus.
- process d’avant vente (onboarding client) : ce qu’il va se passer avant de rencontrer quelqu’un, toutes les étapes de négociations… Cela va jouer sur la fidélisation des clients.
- gestion de projet : les choses à ne pas oublier, à envoyer au client, prendre des nouvelles
Priorisation des tâches d’Elise
- Clients.
- Projets en cours.
- Création de contenu.
Pour ce faire, elle a une organisation bien définie :
- placer des créneaux dans l’agenda ;
- lire/consommer du contenu (1h/ 1h30 par jour).
Ce sont des blocs directement intégrer dans son calendrier pour être sûr qu’elles seront considérées comme des tâches importantes.
Que faire face à la procrastination d’une tâche ?
Quand on procrastine, on doit se poser des questions :
- La tâche est-elle trop compliquée ?
- Est-ce que j’ai jamais fait ça ?
- Est-ce que ça m’intéresse vraiment ?
La priorisation des tâches demande de passer à l’action.
Une action à mettre en place : planifier les choses ! Identifiez les tâches urgentes, classez vos tâches puis organisez-les en fonction de votre calendrier. Dans les notes du bloc que vous allez créér, n’hésitez pas à lister les tâches et les actions. Cela va faciliter votre quotidien.
Concernant Elise
- Instagram : https://www.instagram.com/elisemurigneux/
- Site : https://espace-notion-ceo.popsy.site/
